Obowiązek, odpowiedzialność i realne wsparcie dla instytucji publicznych

Postępująca cyfryzacja administracji publicznej sprawia, że Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD) przestaje być wyłącznie narzędziem organizacyjnym. Dziś jest ono fundamentem legalnego, bezpiecznego i rozliczalnego funkcjonowania instytucji publicznych.

Dotyczy to w szczególności jednostek realizujących zadania nadzorcze i kontrolne, takich jak Powiatowe i Wojewódzkie Inspektoraty Weterynarii, gdzie dokumentacja stanowi podstawowy dowód działania organu – zarówno w postępowaniach administracyjnych, jak i podczas kontroli zewnętrznych.

EZD jako odpowiedź na zmiany w prawie i oczekiwania organów kontrolnych

W ostatnich latach ustawodawca konsekwentnie wzmacnia obowiązki instytucji publicznych w zakresie:

• dokumentowania działań,
• zapewnienia audytowalności procesów,
• ochrony danych osobowych i informacji wrażliwych,
• terminowej realizacji spraw administracyjnych.

Kluczowe znaczenie mają tu m.in. przepisy regulujące zasady archiwizacji, obieg dokumentów, postępowanie administracyjne oraz ochronę danych osobowych

Organy kontrolne – takie jak Najwyższa Izba Kontroli (NIK), Regionalne Izby Obrachunkowe (RIO), Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) czy organy nadrzędne – coraz częściej analizują cały przebieg sprawy, a nie tylko jej efekt końcowy. Kontroli podlega m.in.:

• sposób przyjęcia dokumentu,
• dekretacja i obieg sprawy,
• podejmowane decyzje i podpisy,
• kompletność akt,
• archiwizacja i udostępnianie informacji.

Prawidłowo wdrożony system EZD pozwala te wymagania spełnić w sposób systemowy i powtarzalny.

EZD jako narzędzie legalności i rozliczalności

Jednym z najważniejszych atutów EZD jest tworzenie jednoznacznego „śladu działania”, który wskazuje:

• kto wykonał daną czynność,
• kiedy została ona wykonana,
• na jakiej podstawie i w jakim kontekście.

Dzięki temu EZD realnie wspiera:

• realizację zasad kontroli zarządczej,
• ochronę kierownictwa i pracowników przed zarzutami braku staranności,
• przygotowanie jednostki do kontroli i audytów,
• transparentność działań wobec obywateli.

 
W praktyce oznacza to możliwość szybkiego i jednoznacznego wykazania terminowości, kompletności akt oraz zgodności działań z przepisami – bez konieczności ręcznego odtwarzania historii sprawy.

EZD vs obieg papierowy

Zarządzanie dokumentacją i archiwizacją w środowisku EZD

EZD nie zwalnia instytucji z obowiązku stosowania JRWA, kwalifikacji archiwalnej oraz zasad archiwizacji – wręcz przeciwnie. W środowisku elektronicznym błędy w klasyfikacji, brak metadanych czy niewłaściwe łączenie dokumentów mogą mieć poważniejsze konsekwencje niż w obiegu papierowym.

Prawidłowo wdrożony system EZD:

• porządkuje prowadzenie spraw,
• wspiera kompletowanie akt,
• umożliwia automatyzację retencji i brakowania,
• zapewnia zgodność z wymaganiami archiwów państwowych.

Jednocześnie wymaga jasnych procedur, przeszkolonych pracowników i świadomego zarządzania uprawnieniami.

EZD a ochrona danych osobowych i informacji wrażliwych

W jednostkach takich jak PIW przetwarzane są dane szczególnie wrażliwe: dane osobowe właścicieli i posiadaczy zwierząt, przedsiębiorców, wyniki kontroli czy informacje technologiczne. EZD musi więc wspierać realizację zasad RODO, w szczególności:

• minimalizacji dostępu,
• zasady „need-to-know”,
• rozliczalności,
• bezpieczeństwa przetwarzania.

Przy właściwej konfiguracji ról i uprawnień system EZD umożliwia:

• kontrolę dostępu do spraw i dokumentów,
• rejestrowanie operacji na danych,
• szybką reakcję na incydenty,
• przygotowanie jednostki do kontroli UODO.

Ryzyka przetwarzania danych – obieg papierowy vs EZD

EZD jako realne wsparcie, a nie „martwy system”

Doświadczenia wielu instytucji pokazują, że samo wdrożenie EZD nie gwarantuje sukcesu. Kluczowe znaczenie ma:

• powiązanie EZD z realnymi procesami,
• dostosowanie procedur do specyfiki jednostki,
• przeszkolenie wszystkich ról: kierownictwa, kancelarii, pracowników merytorycznych, archiwum, IOD,
• regularna weryfikacja i doskonalenie systemu.

Dlatego coraz częściej szkolenia z EZD przyjmują formę praktycznych warsztatów wdrożeniowych, których celem jest nie tylko znajomość przepisów, ale realna zdolność jednostki do bezpiecznego i zgodnego z prawem działania.

Podsumowanie

Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją nie jest już projektem „informatycznym”. To fundament nowoczesnego, odpowiedzialnego i odpornego na kontrole urzędu. EZD łączy w sobie wymagania prawa, bezpieczeństwa informacji, efektywności pracy i transparentności działań.

Dobrze wdrożone i świadomie wykorzystywane EZD staje się realnym wsparciem zarówno dla pracowników, jak i kierownictwa instytucji publicznych.

Przypisy i bibliografia

1. Bibliografia (format urzędowy) Akty prawne: 1. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2020 poz. 164, z późn. zm.).
2. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. (Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67, z późn. zm.).
3. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. 2024 poz. 572, z późn. zm.).
4. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).
5. Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2019 poz. 1781).
6. Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. 2022 poz. 902). Dokumenty i wytyczne:
7. Minister Finansów, Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, Komunikat nr 23 z dnia 16 grudnia 2009 r.
8. Urząd Ochrony Danych Osobowych, Poradniki i wytyczne dotyczące RODO w administracji publicznej.
9. Najwyższa Izba Kontroli, Raporty i informacje o wynikach kontroli dotyczące cyfryzacji administracji publicznej.
10. Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Wytyczne dotyczące prowadzenia dokumentacji elektronicznej oraz systemów EZD.

Nota redakcyjna

Materiał opracowano w oparciu o obowiązujące przepisy prawa, aktualne wytyczne organów nadzorczych oraz praktykę kontrolną instytucji publicznych.
Stan prawny na dzień: 17.02.2026 r.

Zapraszamy na szkolenie: System doręczeń elektronicznych obowiązujący od 1.01.2026 r. i jego konsekwencje dla postępowań administracyjnych